Учёт рассрочек в Google Таблицах
Двести клиентов в рассрочку — и непонятно, кто просрочил и сколько денег придёт на неделе. Разбираем, как устроить таблицу и не пропускать платежи.
Многие небольшие магазины мебели, техники, стройматериалов и услуг продают в рассрочку без банка: клиент платит частями, а учёт ведётся в Google Таблице. Пока клиентов двадцать, это работает. Когда их двести, таблица превращается в лабиринт: кто сколько должен, кто просрочил, сколько денег придёт на следующей неделе — непонятно без часа работы с формулами. Разбираем, как устроить таблицу рассрочек, чтобы она отвечала на эти вопросы, и как не пропускать просрочки.
Как устроить таблицу
Главное правило — одна строка на одну рассрочку (или на один платёж), одинаковые колонки и никаких объединённых ячеек. Минимальный набор колонок:
| Колонка | Пример | Зачем |
|---|---|---|
| Клиент | Иванова Мария | Кто должен |
| Телефон | +7 912 345-67-89 | Чтобы напомнить |
| Товар | Диван угловой | Разбивка по товарам |
| Сумма рассрочки | 90 000 | Сколько всего |
| Оплачено | 45 000 | Сколько уже внесено |
| Дата следующего платежа | 15.10.2026 | Когда ждать денег |
| Сумма платежа | 15 000 | Сколько ждать |
| Менеджер | Анна | Кто ведёт клиента |
Даты пишите датами (формат ДД.ММ.ГГГГ), суммы — числами без «руб.» и пробелов в тексте. Тогда с ними работают и формулы, и любые сервисы.
Пять цифр, которые нужно видеть
- Остаток долга — сколько всего вам должны клиенты.
- Просрочено — сумма и число клиентов, у которых дата платежа уже прошла.
- Платежи на 7 дней — кто и сколько должен заплатить на этой неделе, чтобы напомнить заранее.
- Поступления на 30 дней — сколько денег придёт за месяц, для календаря денег.
- Собрано — сколько уже оплачено от общей суммы, по менеджерам и товарам.
Формулы для Google Таблиц
Если колонки расположены как в примере выше (A — клиент … H — менеджер), добавьте колонку I с остатком по строке — и основные цифры считаются так:
Остаток по строке (колонка I): =D2-E2
Остаток долга всего: =SUM(D2:D)-SUM(E2:E)
Просроченные платежи: =SUMIFS(G2:G; F2:F; "<"&TODAY(); I2:I; ">"&0)
Платежи на 7 дней: =SUMIFS(G2:G; F2:F; ">="&TODAY(); F2:F; "<="&TODAY()+7; I2:I; ">"&0)
Формулы работают, пока таблица аккуратная. Стоит менеджеру вставить строку с текстом «перенос на ноябрь» в колонку даты или объединить ячейки — расчёт молча ломается.
Работа с просрочками
- Напоминайте до срока, а не после. Сообщение за 1–2 дня до платежа снижает просрочки сильнее, чем звонок после.
- Первый день просрочки — звонок. Чаще всего клиент просто забыл.
- Фиксируйте договорённости в отдельной колонке «Комментарий», а не меняйте дату платежа молча — иначе не видно истории.
- Следите за суммой просрочки в динамике. Если она растёт месяц к месяцу, пора пересмотреть, кому вы даёте рассрочку.
Частые ошибки
- Несколько таблиц на одну задачу — у каждого менеджера своя. Сводная картина теряется.
- Итоги внутри данных — строка «Итого» посреди таблицы ломает фильтры и формулы. Итоги — на отдельном листе.
- Цвет вместо данных — «красным отмечены должники». Цвет нельзя посчитать формулой, нужна колонка статуса или даты.
- Дубли клиентов — один человек записан под разными именами. Ищите повторы по телефону.
- Нет резервной копии — таблицу случайно очистили. Включите историю версий и не давайте права редактора всем подряд.
Чек-лист
- Одна строка — одна рассрочка, одинаковые колонки, без объединённых ячеек.
- Даты — датами, суммы — числами.
- Посчитайте пять цифр: остаток, просрочено, платежи на 7 дней, поступления на 30, собрано.
- Напоминайте клиентам за 1–2 дня до платежа.
- Итоги — на отдельном листе, договорённости — в колонке комментария.
- Проверяйте дубли по телефону раз в месяц.
Если формулы надоели — в разделе «Таблицы» Metric24 достаточно вставить ссылку на таблицу: ИИ сам поймёт колонки, кабинет посчитает остаток долга, просрочки и платежи на неделю и каждое утро будет напоминать, кто должен заплатить.