Как выставить счёт на оплату и акт ИП и ООО
Счёт — простой документ, но мелкая ошибка в реквизитах задерживает оплату. Разбираем поля, отличия от акта и счёта-фактуры и частые промахи.
Счёт на оплату — самый частый документ в малом бизнесе и один из самых простых. Но именно в нём чаще всего бывают мелкие ошибки, из-за которых оплата задерживается: банк не проводит платёж, бухгалтерия клиента возвращает счёт «на исправление», деньги уходят не туда. Разбираем, что должно быть в счёте, чем он отличается от акта и счёта-фактуры и как не ошибиться.
Что такое счёт и обязателен ли он
Счёт на оплату — это предложение заплатить: кому, сколько и за что. По закону о бухгалтерском учёте он не относится к первичным документам и не подтверждает, что сделка состоялась. Строгой формы у счёта нет — каждая компания оформляет его по-своему.
Зачем он тогда нужен? Покупателю — чтобы бухгалтерия провела платёж с правильными реквизитами и назначением. Продавцу — чтобы оплата пришла быстро и её легко было сопоставить с заказом. Иногда счёт заменяет договор: если в нём указаны предмет, цена и условия, а покупатель его оплатил, это может считаться согласием на сделку. Насколько такой порядок подходит именно вам, уточните у юриста.
Что должно быть в счёте
Обязательных по закону реквизитов у счёта нет, но без этих полей оплатить его неудобно или невозможно:
| Поле | Что указать |
|---|---|
| Номер и дата | По порядку внутри года, дата выставления |
| Продавец | Название (для ИП — ФИО), ИНН, для ООО — КПП, адрес |
| Банк продавца | Расчётный счёт, название банка, БИК, корреспондентский счёт |
| Покупатель | Название, ИНН, КПП (для организаций), адрес |
| Позиции | Наименование товара или услуги, количество, единица, цена, сумма |
| Итог | Сумма цифрами и прописью |
| НДС | «Без НДС» — если вы не платите НДС, или ставка и сумма НДС |
| Назначение и срок | Что указать в платёжке и до какого числа оплатить — по желанию, но ускоряет оплату |
Строку про НДС не пропускайте. Если её нет, бухгалтерия покупателя может засомневаться, включён ли налог в цену. Упрощенцы, освобождённые от НДС, пишут «Без НДС». С 2026 года часть упрощенцев стала плательщиками НДС — если вы в их числе, в счёте нужна ставка и сумма налога. Если не уверены в своём статусе, уточните у бухгалтера до того, как выставлять счета.
Счёт, акт и счёт-фактура: в чём разница
| Документ | Зачем нужен | Кто выставляет |
|---|---|---|
| Счёт на оплату | Просьба заплатить, реквизиты для платежа | Любой продавец, по желанию |
| Акт (или накладная) | Подтверждает, что услуга оказана или товар передан; первичный документ | Продавец, подписывают обе стороны |
| Счёт-фактура | Документ для учёта НДС и вычетов у покупателя | Плательщики НДС |
Счёт выставляют до оплаты, акт — после того, как работа сделана. Для расходов покупателю нужен именно акт или накладная, а не счёт. Упрощенцы без НДС по общему правилу счета-фактуры не выставляют. Если с 2026 года вы платите НДС, порядок выставления счетов-фактур уточните у бухгалтера.
Нумерация, сумма прописью, подпись и печать
- Нумерация. Ведите сквозную нумерацию по порядку, обычно с начала года. Один номер — один счёт. Если счёт исправили, лучше выставить новый с новым номером или явно пометить исправленную версию.
- Сумма прописью. Законом не требуется, но принято: так сложнее ошибиться в разрядах, и многие бухгалтерии этого ждут.
- Подпись. Подписывает руководитель или ИП (или тот, у кого есть полномочия). Подпись на счёте не обязательна по закону, но со счётом без подписи у покупателя могут быть вопросы.
- Печать. ООО с 2015 года по общему правилу не обязаны иметь печать, у ИП её может не быть вовсе. Если печать есть и это предусмотрено договором или уставом, её ставят. Уточните у бухгалтера, есть ли у вас такие требования.
Типичные ошибки
- Неверный БИК или расчётный счёт. Одна цифра — и платёж вернётся или зависнет в банке. Копируйте реквизиты из справки банка, а не набирайте руками.
- Не тот ИНН или КПП покупателя. Особенно у компаний с филиалами: у обособленного подразделения свой КПП. Сверяйте реквизиты по ИНН — их можно проверить по реестру.
- Разная нумерация в счёте и акте. Если в акте ссылка на «счёт № 15», а оплатили «счёт № 51», сверка превращается в расследование.
- Нет назначения платежа. Покупатель напишет «оплата по счёту» без номера, и вы не поймёте, какой заказ закрыт.
- Пропущена строка про НДС. Бухгалтерия клиента отложит оплату до уточнения.
- Старые реквизиты в шаблоне. Сменили банк или адрес — обновите шаблон сразу, иначе ещё полгода будете выставлять счета на закрытый счёт.
Как быть самозанятому
Самозанятый может выставить клиенту счёт — например, если компания без него не проведёт оплату. Но счёт не заменяет чек. После получения денег самозанятый обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его покупателю. Для оплаты от организаций и ИП в чеке указывают ИНН покупателя.
Не путайте: счёт — до оплаты, чтобы клиент знал, куда и сколько платить; чек — после оплаты, для налога. Сроки формирования чека и требования к нему уточните в «Мой налог» или у бухгалтера.
Счёт и акт можно собрать за минуту в бесплатном генераторе счёта на оплату: реквизиты продавца и покупателя подтягиваются по ИНН, сумма прописью считается сама, документ скачивается в PDF. А в разделе «Финансы» Metric24 поступления и платежи складываются в календарь денег, чтобы было видно, когда ждать оплату.